DOSSIER, ¿cómo elaborarlo?

Si bien lleva muchos nombres, dossier de prensa, o el press kit o el media kit, se está hablando de una herramienta de las relaciones públicas que incluye toda información básica a nivel público o de gran utilidad para los otros ya que permite dar a conocer el quehacer de la organización o de la persona pública.

En este documento (dossier) se pondrá toda la información principal ordenada de forma clara, sencilla y breve… y para ello necesitamos de algunos tips (recomendaciones) para su elaboración.

Antes de comenzar, hay que tener presente que puede existir tantos dossier como públicos objetivos se tengan, pues la función de este ‘documento’ es tenerlo disponible para el momento en que se necesite explicar la esencia del negocio o del servicio que se brinda, es por ello que algunos tips mencionados serán necesarios o no de acuerdo al público objetivo. Recuerda que esto es de utilidad, por ejemplo, en conferencias de prensas (público objetivo: medios de comunicación), o bien para captar recuerso económicos (públicos objetivos inversionistas), o bien para reforzar los valores y atributos (públicos internos), etc.

Los Tips para su elaboración son:

1.Búsqueda y clasificación de la información:

Esta actividad es tediosa pero muy necesaria, pues es materia prima de nuestro dossier. Aquí se debe investigar el pasado de la persona pública o corporación en búsqueda de toda aquella información relacionada a su historia evolutiva, desde sus comienzos hasta la actualidad (es algo así como el ‘historial médico’). Un dato más que interesante para comenzar a buscar son la memorias y balance anuales, allí la mayoría de las instituciones vuelcan lo realizado en ese periodo.

Además, esta búsqueda de información, nos permite entender el recorrido de la marca (personal o institucional), como también comprender la cultura interna de los procedimientos de la organización.

Una vez analizado y clasificado el trabajo de recopilación se procede a resumir la historia de la persona pública o corporación. La tarea de síntesis debe responder estos interrogantes:

· ¿Cómo fue y cómo es hoy la persona pública o corporación?

· ¿Cómo evolución la marca personal pública o corporativa?

· ¿Qué atributos y valores se tiene?.

· ¿Cuáles son los hitos o quiebres que tuvo la persona público u organización?

· ¿Cómo fue y es la vinculación con los públicos objetivos?

El resultado será un texto de mucha utilidad, pues será el camino por donde deberá transitar briefing creativo del dossier. Podemos decir entonces, que la búsqueda y clasificación de la información es el alma del dossier.

*2* Los valores agregados

Una vez realizado el resumen histórico personal o corporativo y la evolución de marca, se deben incorporar los valores diferenciadores que le permitirá a los destinatarios constatar lo dicho. Los llamo ‘valores agregados’, pues ellos se van forjando a medida que la persona pública o corporación va creciendo, y son lo que materializan la información abstracta de lo que la persona pública o corporación, y estos son:

· Valor agregado de la Competitividad

Aquí está el núcleo de dossier, pues en él deberás dejar en claro la diferencia ante tus competidores, las ventajas competitivas y por qué y para qué estás en el mercado de bienes y servicios.

· Valor agregado de los Marcadores

Como todo se necesita de “marcadores” que indican el avance, estancamiento o retroceso. Es muy interesante mencionarlos en el dossier para dar muestra de la evolución de la persona pública o la corporación. Aquí entran los marcadores facturación, alianza, capital humano, inversión en innovación, etc.

· Valor agregado de la Comunicación

Aquí se deben incorporar los indicadores de comunicación institucional. El objetivo es sintetizar los trabajos de comunicación, colocando las apariciones en los medios masivos de comunicación, como así también el impacto que se tiene en las redes sociales.

· Valor agregado de las Relaciones Comunitarias

En este apartado se debe realizar una síntesis de las vinculaciones (alianza) que la persona pública o corporación mantuvo y mantiene con la comunidad. Aquí debe quedar bien en claro el grado de responsabilidad social.

· Valor agregado de lo Tarifario

Dependiendo del objetivo que tengas para el dossier, este valor será colocado o pasado por alto y está relacionado con la inclusión de tarifas de precios y condiciones de contratación o de colaboración.

*3* Información de contacto

Aunque parezca obvio, se deben incluir aquellos datos para una comunicación fluida con el DIRCOM con sus respectiva nombres, teléfonos, email, etc. Aquí se puede incluir más de un contacto, por ejemplo, Vocero, Relacionista Público, etc.

*4* Soporte para la presentación.

La forma de presentación del dossier es variada. Puede ser presentada en soporte papel o digital. Actualmente, y debido al avance en tecnológicos el mejor que se adapta es el ´formato.pdf’, pues es versátil al momento de abrirlo en cualquier dispositivo manteniendo la buena calidad en imágenes sin afectar el diseño. Asimismo, este formato, es seguro pues no permite modificarse fácilmente (como el ‘formato.doc’, por ejemplo). Por otra parte, como anexo se pueden mandar imágenes plenas en ‘formato.png’ o ‘formato.jpg’.

Otro formato que día a día va ganando terreno, son los videos. Este estilo, ya es utilizado en presentaciones en páginas web o bien, momentos previos a la presentación de algún acontecimiento. Si se opta por este formato, es mi recomendación tener siempre el ´formato.pdf´ para ser entregado a en el momento de la acreditación, porque, si estamos frente a una conferencia prensa o bien en una reunión de captación de inversiones, por ejemplo, el video se vuelve poco práctico -tanto para el presentador como para los asistentes- al momento de querer destacar algún dato o tema en especial.

Ahora bien, el formato que se escoja debe estar acompañado por una persona (DIRCOM, Vocero, Relacionista Público, etc.) que maneje a la perfección toda la información que allí se exponga. No es repetir con otras palabras lo que se expresa en el dossier, sino que es explicar del porqué de esa información.

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